“Als ik een presentatie moet maken, dan ga ik eerst een flink eind wandelen met de hond. Daarna draai ik de sheets zó in elkaar!”, vertelde Jeroen Willem Klomps van Aegon mij deze week. Dat ga ik ook eens proberen, dacht ik meteen. En vandaag is het zover. Zondag. Op de laatste dag van de Week van het Nieuwe Werken.

Er hangt een serene rust in het park. De zon schijnt. Ik loop langs het water richting een bankje. Terwijl ik over het water staar, laat ik mijn gedachten gaan, en denk ik terug aan mijn flexwerkdag bij Aegon in Den Haag.

Over de boulevard, naar de Arena

espressobar

espressobar

Al bij binnenkomst  laat ik mij verrassen door de grote open ontvangsthal. Met bomen, veel glas, een espressobar met terrasje, en een knus ogend bedrijfsrestaurant. Jeroen Willem Klomps, Manager Het Nieuwe Werken bij Aegon, komt mij al tegemoet lopen. Samen met een groepje nieuwe
medewerkers van een Aegon-vestiging in Nieuwegein, krijg ik een rondleiding
door het pand. Over de ‘boulevard’ (een interne straat waarbij je door het
kantoor loopt zonder elkaar te storen, maar wel elkaar ziet), langs de
‘love-seats’ aan het raam, de louncheplekken, de open vergaderruimtes, de cockpits, de huiskamer en de lockers, door naar het pronkstuk van het gebouw: ‘Onze Arena’, met led-verlichting in alle kleuren.

Bricks & bytes

vergaderruimtes

vergaderruimtes in alle soorten, maten en kleuren

Met de bricks en bytes zit het wel snor bij Aegon Den Haag. “Je kunt zelf kiezen welke plek het beste past bij wat je te doen hebt”, vertelt Jeroen Willem enthousiast. “Zelf zit ik vaak in de espressobar, zowel met medewerkers als met klanten, voor alle soorten gesprekken. En ik niet alleen, ook het management zit hier geregeld, ondanks dat ze hierboven aparte vergaderruimtes hebben. Alle medewerkers van Aegon hebben een eigen laptop. Maar dat is niet alles. Naast ‘waar’ en ‘wanneer’ wordt het ook mogelijk om te bepalen ‘hoe’ je werkt, onder het motto “bring your own device”. Verder zijn we bezig met het invoeren van videoconferencing, zodat je niet meer fysiek bij een vergadering aanwezig hoeft te zijn”.

Op naar de nomadefase

bibliotheek

bibliotheek

Hoe zit het met de ‘behaviour’?,  vraag ik. Hoe reageren jullie mensen hierop? “Wij spreken hier bij Aegon over bricks, bits, brains en branding” vertelt Jeroen Willem. Voor de verbouwing – een jaar geleden – waren de kantoorruimtes afgesloten en donker. Nu is er veel glas en licht. Je ziet elkaar. En er is veel meer beweging. Het Nieuwe Werken vraagt om een cultuurverandering. Van de eerste ‘kantoorfase’, zitten we als organisatie nu in de fase ‘flexibel werken’ op weg naar de ‘nomade-fase’. Op het vlak van ‘gedrag en cultuur’ hebben we nog een slag te slaan, net als andere bedrijven. Belangrijk is dat je met elkaar afspraken maakt. Onze grootste uitdaging ligt in het vertrouwen tussen management en medewerkers. Je ziet elkaar niet meer elke dag. Managers moeten ‘sturen op afstand’ en coachend leiderschap laten zien. Daar hebben wij speciale trainingsprogramma’s voor.”

Vertrouwen

rustig even bellen

rustig even bellen

Hoe creëer je dat vertrouwen dan, vraag ik. En hoe zorg je als manager ervoor dat je team niet uit elkaar valt? “Dat zijn de twee meest gestelde vragen en de grootste uitdagingen op dit moment”, zegt Jeroen Willem. “Managers vragen vaak: Hoe blijf ik in control? Dan zeg ik: Je hoeft niet in control te zijn, dat zijn je medewerkers zelf wel! Verder is het belangrijk dat je op de momenten dát je elkaar ziet, ook echt naar elkaar luistert, echt contact hebt met je mensen. Dat is veel meer waard dan aanwezigheid op de werkvloer. Als HNW-manager bij Aegon ben ik bij allerlei afdelings- en medewerkersoverleggen langs geweest om deze visie te delen, het verhaal te vertellen. 14 Business units hebben we gescand. In welke groeifase zit de afdeling? Daar horen stappenplannen bij, waarmee we nu aan de slag zijn.”

Drie tips

de bedrijfskantine (om 12:00 uur vol mensen)

de bedrijfskantine (die rond 12:00 uur vol loopt)

Welke tips heb je voor andere bedrijven die Het Nieuwe Werken willen invoeren?, vraag ik nog.  Jeroen Willem somt ze gemakkelijk op: “ 1. Geef mensen de vrijheid om op verschillende plekken te kunnen werken (verminder het aantal klassieke bureaus, laat mensen thuiswerken of op een derde werkplek). 2. Maak outputafspraken, stuur aan op resultaat i.p.v. aanwezigheidsuren. En 3, voor mij de belangrijkste, ga met elkaar in gesprek! Wat hebben mensen nodig om flexibel te kunnen werken? Waar loopt de ander tegenaan?”

Het begint allemaal bij kleine stappen. “Waarom wil iedereen hier bij Aegon om 12:00 uur lunchen?”, vraagt Jeroen Willem zichzelf af. “Waarom niet iets eerder of later?” Waarom begin ik zélf vaak rond 9 uur op kantoor, denk ik hardop. Werken buiten kantoortijden is niet het probleem, maar het opnemen van vrije tijd tijdens kantooruren, daar ligt mijn uitdaging. Het schrijven van mijn blogpost op de zondag is een mooi begin. Woensdag ga ik eerder naar huis, zodat ik nog een uurtje kan hardlopen voordat het donker wordt, neem ik mijzelf nu voor…

Mijn blogpost is in mum van tijd af.
Je hebt gelijk, Jeroen Willem. Het werkt! 🙂

Fijne zondag verder!
//Feia